Minęło kilka miesięcy od momentu, gdy poszukiwałem drukarni, która podjęłaby się pewnego zadania dla mojego klienta. Rozesłałem do wrocławskich firm zapytanie pocztą elektroniczną. Sprawa była dośc skomplikowana, więc dałem upust swym wątpliwościom, pytałem o przeróżne opcje wydruku prosząc jednocześnie o wyceny. Pośród zupełnie poprawnych odpowiedzi otrzymałem także pewien rodzynek, którego treść pozwolę sobie przytoczyć w całości:

"4 zł netto/szt. Pozdrawiam Paweł". Oczywiście nigdy więcej do tej drukarni nie napisałem.

Stwarzaj pozory

Nie przesadzam. Wszyscy oczywiście szanujemy swojego klienta. Ważne jednak, by pamiętać, że w e-mailu nie słyszymy tonu wypowiedzi, nie wyczuwamy tzw. uśmiechu do słuchawki, a krótkie i konkretne odpowiedzi są bez wyjątku odbierane jako charakterystyczne “mam Cię gdzieś”. Stąd przytoczony powyżej mail nawet jeśli pisany był z wielkim usmiechem na twarzy i przeświadczeniem o uczynności, odebrany został jednoznacznie – zostałem zignorowany i potraktowany niczym krowi placek na środku chodnika. Tak więc niezbędne w tym przypadku jest dodanie choćby odrobiny uprzejmości. Oczywiście to jeszcze nie koniec problemu.

Bądź nadgorliwy. Pisz nawet więcej niż trzeba.

W przykładowym mailu popełniono jeszcze jeden karygodny błąd. Nie rozwiano moich wątpliwości. Napisałem do ludzi, którzy zajmują się tematem zawodowo – mogłem więc oczekiwać pomocy i rady, tym bardziej jeśli wyraźnie o to prosiłem. Niestety, nie skończyło się jedynie na krótkiej i konkretnej wypowiedzi, która jedynie z winy poczty elektronicznej wydała mi się obraźliwa. Faktycznie zostałem potraktowany nieelegancko. Mając nadzieję, że zawodowcy zajmą się wszystkim i wystawią rachunek wyszedłem na głupka – sam powinienem doczytać, nauczyć się, zdobyć doświadczenie, po czym zapłacić i podziękować.
Nadgorliwość w odpowiedzi na zapytanie ofertowe jest złotem. Jeśli ktoś zwraca się do naszej firmy z zapytaniem, możemy być pewni, że w znakomitej większości przypadków jest to osoba, która zna najwyżej podstawy tematu, a często nie ma o tym w ogóle pojęcia. Jeśli podczas pisania odpowiedzi przechodzimy niezwłocznie do podania ceny, tracimy praktycznie każdego klienta.

Cena na końcu.

Wczuj się w rolę, opisuj alternatywne możliwości, doradzaj, dywaguj, dopytuj się. Nawiąż bliższy kontakt z klientem, a nawet zainspiruj go do ponownego napisania np. poprzez zapytanie czy to czego poszukuje ma stać w salonie czy kuchni. Niech poczuje, że ma do czynienia z ekspertem, który w momencie, gdy otrzyma niezbędne informacje zajmie się tematem aż do finału. Na samym końcu podaj cenę. Ta, nawet gdy będzie wyższa niż klient oczekiwał, odebrana zostanie zupełnie inaczej – nie płaci przecież jedynie za produkt/usługę, ale także za poczucie bezpieczeństwa i pewność, że dokonał słusznego wyboru. Oczywiście dzieje się to w podświadomości odbiorcy, ale niewątpliwie działa. Sprawdź sam, a skuteczność Twoich ofert wzrośnie kilkukrotnie.