Oczywiście są od tego wyjątki, które spotyka się zazwyczaj w polityce, gdzie konferencje prasowe organizowane są „na gorąco” – w zależności od tego, w jak ważnej kwestii dana partia będzie się wypowiadać. W zwoływaniu takich „szybkich spotkań” przoduje Platforma Obywatelska, która zresztą stosuje bardzo ciekawy zabieg świadczący o kreatywności ich specjalistów od PR. Był kiedyś taki przypadek, gdzie PO zwołała konferencję prasową o pierwszej w nocy tylko po to, aby być pierwszą partią, która wygłosi komentarz (głośna sprawa taśm Renaty Beger).

Wracając do tematu – konferencja prasowa organizowana w ramach promocji danego produktu musi być zaplanowana według określonego scenariusza:


1) Określ cel
Powód zwołania mediów musi być ważny. Nim wystartujemy z jakimś „niusem” musimy zastanowić się, na ile on jest interesujący dla opinii publicznej. Należy unikać wpadek związanych z tym tematem, gdyż jeśli okaże się, że zwołujemy konferencję tylko, żeby poinformować o przyjęciu nowej sekretarki, to bądźmy pewni, że na następną już „ważną” konferencję przyjdzie ledwie dwóch dziennikarzy.

2) Określ budżet
Pod uwagę powinno się wziąć:
- produkcję materiałów konferencyjnych,
- catering,
- koszt wynajęcia sali i wypożyczenia sprzętu,
- ewentualny koszt wynajęcia dodatkowej obsługi do organizacji konferencji.

Jak na ślubie

3) Określ czas, miejsce, liczbę dziennikarzy
Miejsce musi być ściśle związane z terminem wejścia danego produktu na rynek. Im ciekawsze miejsce, tym bardziej atrakcyjna konferencja. Znane są przypadki organizacji konferencji w centrach handlowych, na budowach, na schodach ważnych gmachów. Pod względem czasowym spotkanie medialne najlepiej zwoływać między 12.00 – 16.00, gdyż jest to czas najlepszy dla dziennikarzy.

4) Próba konferencji według odpowiednio przygotowanego scenariusza

Z konferencją jest jak ze ślubem. Wszystko musi być przemyślane i odpowiednio przećwiczone. Każda wpadka zostanie natychmiast wychwycona. Unikajmy ich. Lepiej przestudiować scenariusz trzy razy, niż później zbierać niepotrzebne żniwo.

Po każdym spotkaniu z dziennikarzami najlepiej przeprowadzić mały monitoring mediów, by określić, na ile byliśmy skuteczni. Warto również wysłać materiały konferencyjne do nieobecnych a zaproszonych na konferencję dziennikarzy.