Pracownikowi skierowanemu do pracy poza siedzibę firmy poza wynagrodzeniem przysługują również diety i ryczałt za noclegi. Należności te wolne są od podatku dochodowego – do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
Tymi przepisami są: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową za granicę przysługuje zwrot kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków – do wysokości diety obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Ponadto pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu:
- w wysokości wynikającej z rachunku – w granicach ustalonego limitu określonego w załączniku do rozporządzenia dotyczącego podróży służbowej poza granicami kraju lub

w kwocie wynikającej z rachunku i przekraczającej ustalone załącznikiem limity (w pewnych sytuacjach), albo - w formie ryczałtu stanowiącego 25 % limitu – w razie nie przedłożenia przez pracownika rachunku za nocleg.
Ustawy podatkowe nie zawierają definicji „podróży służbowej” oraz nie określają czy pracownikom przysługują diety za okres podróży służbowej. Czy zatem jeśli firma w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wysyła swoich pracowników do wykonywania prac za granicę nie na kilka dni, a na kilka miesięcy jest to podróż służbowa?
Należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie kodeks pracy. W art. 77.5 § 1 kodeksu pracy ustawodawca określił, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem, podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego.