Określenie w umowie o pracę m.in. miejsca wykonywania pracy, pozostaje w gestii stron stosunku pracy. Pod pojęciem miejsca pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca. Miejsce pracy nie musi pokrywać się z siedzibą zakładu pracy, bowiem te pojęcia nie są tożsame. Decyzje o tym czy pracownik odbywa podróż służbową podejmuje pracodawca wysyłający pracownika poza miejsce określone jako miejsce pracy.
Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione wydatki, związane z wyjazdem służbowym pracowników jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu, o ile nie są one wyszczególnione jako nie stanowiące takich kosztów.
Zarówno w przypadku podróży na obszarze kraju jak i poza jego granicami musi zostać spełniony podstawowy warunek, a mianowicie pracownik musi odbyć podróż służbową, a pracodawca musi dokonać wypłaty należności.
Zdarzają się sytuacje, że koszt jednego noclegu wynikający z faktury jest wyższy niż kwota limitu na nocleg dla danego państwa określona we wspomnianym rozporządzeniu.
Pracodawca może mieć wątpliwość czy zwrócona nadwyżka ponad limit jest dla pracownika przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych? Korzystną w tej kwestii interpretację wydał Dyrektor Izby Skarbowej 2 października br. (IPPB2/415-1034/08-4/SP), stwierdzając, że w przypadku, gdy pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas zwrócona nadwyżka ponad limit, będzie wolna od podatku dochodowego.