6. Proś o potwierdzenie. W najważniejszych sprawach niestety zdarza się, że Twój email w tajemniczy sposób nie dochodzi. Jeśli kwestia naprawdę jest istotna proś o potwierdzenie. Może być formalne w stylu "Chciałbym uprzejmie prosić o akceptację przedstawionego wyżej rozwiązania w celu rozpoczęcia dalszych prac" lub zupełnie nie formalne: "Dziekuję, dajcie proszę znać czy takie rozwiązanie wam odpowiada". Tak czy inaczej - potwierdzenia czasem ratują życie, warto o nich pamiętać.
7. Nie zostawiaj otwartych kwestii i niedomówień. Każde niedomówienie zostanie w przyszłości wykorzystane przeciw Tobie. Jak we wszystkim, w pisaniu maili sprawdza się zasada KISS - keep it simple and smart. Najgorsze co możesz zrobić to prosić w mailu by "ktoś" wykonał dla Ciebie dane zadanie. Rozpocznie to potworną dyskusję w efekcie, której zmarnujesz czas na czytanie maila, a swoją pracę zrobisz sam. Pisz konkretnie. Kto, co, dlaczego, na kiedy.
8. Nie pisz długich mail. Pół strony A4 to już bardzo dużo. Jeśli musisz napisać takiego maila zadbaj o wyróżnienie najważniejszych zdań, przez pogrubienie czcionki lub zakreślenie jej kolorem. To nie jest żart. Ta metoda bardzo pomaga.
9. Jeśli kwestia jest naprawdę istotna w temacie wpisz Ważne! lub Pilne! Nie wstydź się tych słów. Ludzie na początku czytają tylko temat.
10. Staraj się, by pierwsze zdanie każdego maila było miłe. Jeśli możesz podziękuj ludziom za coś, za wspólną pracę lub spotkanie, pochwal to co zrobili itd... To bardzo dobrze nastraja czytającego i zwiększa zainteresowanie przekazywaną wiadomością.