W większości firm znakomitą większość rzeczy załatwia się na maila, a zwykły kontakt schodzi na dalszy plan.

Ba... jak już ludzie przywykli do wciskania przycisku ‘send', to często dyskusje zaczynają się tak: „słuchaj... wysłałem Ci wczoraj mailika z... czy mógłbyś na niego odpowiedzieć?", albo: „taaa... zrobię to, tylko wyślij mi przypomnienie na maila". Inne ciekawe zjawisko: ile razy zdarzyło Ci się wysyłać maila do osoby siedzącej w Twoim pokoju?

Co zrobić? Chyba jedynie zaakceptować to, że mail zadomowił się na dobre i że jest ich paskudnie dużo. Dlatego dobrze jest nauczyć się z tym żyć.


Zamiast więc narzekać na to, że mamy "emailizację kontaktów międzyludzkich" chciałbym spojrzeć na to bardziej pragmatycznie. Zakładając, że każdy mail to jakaś "sprawa" do załatwienia, okazuje się, że skrzynka odbiorcza może stać się niezłym poligonem dla Twojej umiejętności podejmowania decyzji.

Cel jest prosty - by efektywnie wykorzystać swój czas - przecież im dłużej ślęczysz nad mailami, tym mniej czasu masz na pozostałe sprawy... często o niebo ważniejsze.

Poniżej kilka na pozór prostych pomysłów, jak można sobie radzić z tą mailową rzeczywistością.



Decyduj natychmiast ‘co zrobić'

Najważniejsze jest to, byś danym mailem zajmował się jeden raz. Czemu?

Dlatego że inny wariant jest zupełnie nieefektywny: patrzysz w skrzynkę, otwierasz maila, czytasz, trochę myślisz i... nie podejmujesz decyzji, tylko z powrotem oznaczasz go ‘do przeczytania'. Gdy później znowu zaglądasz do skrzynki, to ten nieprzeczytany kłuje w oczy... pewnie znowu go otworzysz, przeczytasz i znowu się zastanowisz, co zrobić. Marnotrawstwo czasu.

Na assessmentach menedżerów często przeprowadzany jest test, który nazywa się ‘basket case': dostajesz długą listę spraw i musisz wykazać się tym, jak sprawnie sobie radzisz z decyzjami. Czy jesteś w stanie ocenić poprawnie ich ważność (priorytet) i podjąć właściwe zadania.

Taki basket case masz na co dzień w swojej skrzynce. Im szybciej opanujesz radzenie sobie z decyzjami, tym lepiej dla Ciebie


Zarządzanie mailami

Są chyba jedynie 4 rzeczy, które możesz zrobić z każdym mailem.

1. Zajmij się sprawą natychmiast