Jeżeli sprawa dotyczy Ciebie, jest prosta i szybka do zrealizowania - od razu to wykonaj. Nie odkładaj na później, bo nawarstwi Ci się tego więcej i poczujesz się przytłoczony. Według GTD (Getting Things Done) takim wyznacznikiem, czy zająć się sprawą teraz, czy ją zaplanować, jest ocena czy ‘da radę' zrobić to w 2 minuty. Jeśli tak - działaj natychmiast. Jeśli to dłuższe zadanie - zaplanuj je na dogodny dla Ciebie czas.


2. Zaplanuj na później

Gdy wiesz, że nie możesz się zająć danym mailem natychmiast (bo to zadanie na dłużej, nie masz odpowiednich ku temu narzędzi lub informacji, czy też musisz po prostu zaczekać na kogoś/coś -np. aż ktoś wróci z urlopu, aż zostanie zrealizowane zlecenie etc.) - zaplanuj na właściwy czas. W ten sposób od razu się tym zająłeś i sprawa nie obciąża Ci myśli. Przypomnienie o tym wyskoczy we właściwym momencie - wtedy spokojnie będziesz miał wszystko, co potrzebne do tego, by zająć się sprawą i ją zamknąć.


3. Zdeleguj zadanie

Delegowanie w polskiej kulturze kojarzy się raczej ze ‘zrzucaniem roboty na innych'... czyli takim cwaniakowaniem. Jeżeli myślisz podobnie, to zachęcam do przeczytania artykułu o delegowaniu. Nie zawsze jesteś najlepszą osobą do wykonania danego zadania. Może bardziej obrazowy przykład z innej beczki: przecież nie będziesz budował sobie sam domu, tylko zatrudnisz ekipę. A wracając do maila - jeśli są osoby, którym możesz powierzyć dane zadanie, to zrób to.


4. Usuń, skasuj, wyrzuć, zapomnij

Jeżeli mail po krótkim przejrzeniu uznasz za bezwartościowy dla Twojej dalszej egzystencji, to szybko go usuń. Do tej kategorii wpadają wszystkie maile z humorem, spam wszelaki i większość maili, gdzie jesteś w CC, czy też jak kto woli w DW.

Są jeszcze maile z serii ‘trzeba mieć', czyli coś co może się przydać - np. jakieś informacje ze statusami o projektach etc. Zupełnie Ci to niepotrzebne na co dzień, jednak może zdarzyć się sytuacja, gdzie będziesz potrzebował tu zaglądnąć i do tego się odnieść.

Takie maile od razu przenieś do jakiegoś archiwum lub folderu, do którego nie zaglądasz otwierając skrzynkę. Gdy będziesz potrzebował tych informacji, łatwo je tu znajdziesz. A nie będą przyciągały wzroku przy normalnej pracy.




Szybki dostęp do właściwych informacji